Как победить кассовый разрыв: считаем рентабельность сделок в CRM системе

Собственная компания — это постоянное вложение времени, сил и денег. Цифры на счету не всегда показывают, развивается ли бизнес и окупаются ли вложения. Дмитрий Иваночек, основатель CRM системы Brizo, рассказал, как понять насколько эффективен бизнес, как прогнозировать кассовый разрыв и иметь всю необходимую информацию для принятия управленческих решений.


Как появился сервис Brizo CRM

Дмитрий — основатель самого популярного сервиса для скриншотов Joxi и Brizo CRM — в свое время владел агентством qb, входящего в топ-15 агентств России по оценке аналитических агентств и рейтингов.
С ростом компании он столкнулся с проблемой оценки эффективности бизнеса. Для понимания какой проект прибыльный, а по какому издержки уже вышли за пределы рентабельности нужно было собирать данные из Excel, разговаривать с менеджером и сводить всю информацию.
Со временем это стало занимать слишком много времени. Существующие CRM-решения не позволяют принимать своевременных управленческих решений, так как оперируют количеством и бюджетом сделок. Понять, сколько было затрат по сделкам не представляется возможным, не говоря уже о понимании общего финансового потока бизнеса. Приходило понимание, что игнорирование эффективности обходится бизнесу слишком дорого. И особенно губительно во времена потрясений и кризисов. Тогда и возникла идея создания системы учета которая бы закрывала два основных направления любого бизнеса, который позволяет управлять продажами и финансами компании.


Движение денежных средств и прогнозирование кассовых разрывов

Если вы знаете что такое кассовые разрывы, ДДС и P&L дальше статью можно не читать и сразу перейти на Brizo CRM и попробовать данный уникальный B2B инструмент

Движение денежных средств - это отчет, который позволяет понять, как и когда к вам попадают деньги и куда они уходят.
Кассовый разрыв - это когда у вас в компании все хорошо, но в моменте денег не хватает для какой-то выплаты, обычно данная проблема возникает из-за плохого планирования или отсутствии своевременной информации об планируемом кассовом разрыве.
Давайте рассмотрим это на примере. В примере у нас есть один проект с бюджетом 3 млн. и расходной составляющей в 400 000р. каждый месяц на протяжении 6 месяцев. Данная сделка кажется привлекательной и прибыльной.
Давайте рассмотрим разные варианты поступления денег от клиента.


1 вариант: 100%-ая предоплата

Вы договорились с клиентом о 100% предоплате, в этом случае все хорошо и ваш ДДС по данной сделке будет выглядеть вот так:

2 вариант: оплата по 50% в начале и конце

Вы договорились с клиентом о предоплате 50% и 50% постоплаты. В этом случае у нас возникает кассовый разрыв который хорошо видно в отчете ДДС
Заранее понимая что данный проект при свой положительной рентабельности в целом, влечет за собой кассовый разрыв и нужно принимать меры заранее, например догворится с клиентом на разбиение оплат от него.


3 вариант: оплата на 3 равные части

Наглядно понимая что грозит кассовый разрыв, вы договаривайтесь с клиентом разбить оплаты на 3 равные части, 1 млн. предоплата, 1 млн. в середине и 1 млн. в конце проекта.
Заранее понимая что грозит кассовый разрыв, мы приняли правильные управленческие решения и избежали кассового разрыва.
Представленный пример сильно упрощён для более наглядного понимания функции отчета ДДС и кассовых разрывов. На практике же мало бизнесов в котором только одна сделка и нет параллельных, а так же кассовый разрыв может возникнуть не в рамках конкретной сделки, а в рамках бизнеса в целом, добавьте 100 000р. емесячной аренды в пример и получим отрицательную рентабельность в бизнесе.


Как избежать кассового разрыва. Опыт основателя платформы по управлению талантами.

Данила Жаров, основатель платформы по управлению талантами Motivity, считает, что кассовые разрывы неизбежны. По словам Жарова, Brizo в этом вопросе помогает собирать всю информацию вплоть до мелких деталей в одном месте. Сервис показывает потенциальную угрозу кассового разрыва. И тогда можно быстро совершить правильные шаги для его устранения. 


Опыт коммерческого директора ИТ-компании UNIWEB

Вадим Нисанов, коммерческий директор ИТ-компании UNIWEB, отмечает, что у них также случались кассовые разрывы, особенно на первых этапах работы. Причиной этому было отсутствие структурированной и удобной системы хранения со всей актуальной информацией по клиентам. Менеджеры иногда забывали вовремя отправить счет на оплату или напомнить клиенту о ней. А Brizo CRM сделал работу коммерческого блока прозрачнее и организованнее. Качество общения с заказчиками повысилось за счет точного выполнения дедлайнов и договоренностей. Проблема кассового разрыва стала неактуальной. 


Реальная эффективность бизнеса, отчет ОПиУ (P&L)

Отчет о прибылях и убытках немного сложнее и строиться по операционному виду деятельности и методом начисления. Операционный вид деятельности - это все расходы и доходы связанные конкретно с вашей деятельностью. Например, если вы продаете яблоки, то деньги полученные в результате продажи яблок и деньги потраченные на их закупку и будут операционными.
Любая транзакция в идеале должна иметь 2 даты. Первая это фактическая дата когда мы получили или выплатили деньги, вторая к какой дате ее относить, так называемая дата начисления.


Рассмотрим отчет о прибылях и убытках (P&L) на примере:

Допустим мы оказали какую то услугу для нашего клиента стоимостью 100 000р. в марте, но клиент попросил отсрочку с платежом на 2 месяца. Прошло 2 месяца и в мае клиент оплатил нам 100 000р. как и обещал, соответственно в Brizo CRM мы завели поступление 100 000р. с фактической датой оплаты в мае но так же указали дату начисления в марте. Если мы попытаемся оценить эффективность бизнеса по отчету ДДС то мы увидим приход в мае и можно считать что мы молодцы и заработали в мае 100 000р, но это не так, потому что фактически мы заработали эти деньги в марте и заслуга в размере 100 000р это заслуга марта, а не мая. Поскольку отчет о прибылях и убытках строится именно по дате начисления то в нем эти 100 000р будут отнесены не к моменту оплаты (май), а к моменту реальной выполненной работы.
Пример так же намеренно упрощен для простоты восприятия. Почти в любом бизнесе много сделок, со всеми контрагентами свои договоренности о рассрочке или вариантам оплаты и они редко совпадают с реальными датами оплат. Поэтому понять реальную эффективность своего бизнеса легче всего по отчету ОПиУ.
Оба отчета в Brizo формируются автоматически, вам необходимо только фиксировать все поступления и выплаты.


Опыт коммерческого и исполнительного директора строительной компании ЭМИ

Катерина Гроссе, коммерческий и исполнительный директор строительной компании ЭМИ, вела управленческий учет в Excel. А такие программы, как Bitrix и 1С, были слишком сложными и неудобными. К тому же совершенно не адаптированными под конкретные задачи малого и среднего бизнеса. А заказывать доработку для ЭМИ — значит ввязываться в вечные расходы на содержание команды программистов. Да и экспертизы в области проектирования и разработки такого рода решений у компании не было Excel — прекрасный инструмент, но при совместной работе бывает крайне неэффективен. Отказываясь от современных инструментов работы с продажами, коммуникаций с клиентами, компании рискуете проиграть в конкурентной борьбе. 
Несмотря на отсутствие финансовых проблем в компании, нормально планировать тоже не получалось. Компания не всегда могла посчитать рентабельность проекта, реальную эффективность и, по словам Катерины, уверенно топталась на одном месте. 
Приход Brizo CRM в ЭМИ упростил подсчет финансов и избавил от от вороха разрозненных Excel табличек. Менеджеры стали экономить кучу времени, которое стало особо дорого во время корона пандемии. А руководитель теперь имел перед глазами в одном месте финансы, процессы и задачи


Резюме

В современном мире люди стремятся к легкости и удобству. Никому не нравится возиться в перегруженных системах и тратить время на неудобные устаревшие интерфейсы. Клиенты Brizo CRM отмечают простоту сервиса в использовании. По их словам, система интуитивно понятна, и буквально с первых кликов помогает стать более свободным в решении разных важных финансовых вопросов.